Ata é um documento oficial que funciona como uma prova de registro das ocorrências e de tudo o que foi deliberado em assembleia, relacionando os assuntos relevantes e os eventuais protestos quanto ao tema. A ata também respalda as ações realizadas pelo síndico, após a reunião e as decisões nela tomadas. Por meio desse documento, a transparência da gestão condominial é reforçada e os condôminos tem maior possibilidade de cobrar as decisões apontadas em reunião.
Durante uma assembleia do seu condomínio você foi escolhido pelo presidente da mesa para ser secretário? Isso significa que você é o responsável pela produção da ata da reunião. Se essa é uma missão que nunca lhe havia sido dada não se apavore, o PredNews vai lhe ajudar a preparar uma ata com os itens necessários para sua validação.
Utilizando uma linguagem informal, porém clara e objetiva, o responsável pela ata deve evitar longas descrições. Conforme citado acima, os assuntos relevantes discutidos durante a assembleia, as respectivas deliberações e os eventuais protestos, caso algum participante faça questão; devem fazer parte do documento. Não é necessário registrar todos os comentários realizados na reunião. Confira algumas orientações para ajudar na hora de elaborar a ata do condomínio:
- A ata deve conter abertura e encerramento.
- O documento deve estar de acordo com o que foi debatido e decidido na assembleia, com os itens e suas deliberações descritos, especificadamente, sem negligências ou acréscimos; devendo ser assinada presidente da mesa e pelo secretário.
- Depois de redigida, a ata deve ser lida ao final da assembleia e aprovada pelos moradores.
- O síndico tem até 08 dias após a realização da assembleia para dar conhecimento aos condôminos sobre o que foi decidido durante a reunião. Isso pode ser feito por meio da distribuição de cópias da ata ou por sistemas online, cada vez mais utilizados em condomínios.
Entre as informações que a ata deve conter estão:
- O nome do condomínio.
- O tipo de reunião: é uma reunião regular, semanal ou anual, extraordinária?
- Se iniciada após primeira ou segunda convocação.
- Data, hora e local, com espaço para os horários de início e término.
- Nome do presidente da reunião e do secretário.
- Lista de “presentes” e “ausentes”, com registro de quórum presente (pessoas suficientes para uma votação).
- Temas e decisões tomadas na reunião.
- Espaço para sua assinatura. Como o responsável pela ata, você sempre assinará seu trabalho, e uma assinatura extra pode ser exigida após a aprovação da ata, dependendo da política da sua organização.
Imagem: Pixabay
Fonte: Redação Prednews
