Os documentos são provas inequívocas e importantes de tudo que acontece e aconteceu no âmbito condominial. Veja como organizá-los.
Embora a tecnologia tenha avançado muito ultimamente, especificamente em relação à área de contabilidade, ainda existem casos em que documentos físicos, ou seja, em papel, têm que ser guardados e conservados em lugar seguro. Esse é o caso da documentação do condomínio, que conforme veremos abaixo, necessitam de guarda e devem estar sempre a mão para possíveis consultas. Os documentos do condomínio são provas inequívocas e importantes de tudo que acontece e aconteceu no âmbito condominial.
Por isso a importância dos cuidados para sua conservação.
Documentação do condomínio: Responsabilidade do síndico
A responsabilidade da organização, guarda e manutenção de toda documentação do condomínio é de responsabilidade exclusiva do síndico.
Caso acabe a gestão dele, ela deve ser repassada em ordem para seu sucessor.
É bom lembrar que qualquer dúvida, de qualquer condômino, com referência aos documentos do condomínio pode ser esclarecida por meio de uma consulta aos mesmos.
Desde que solicitada com antecedência e que não levem os originais. É só solicitar ao síndico uma cópia.
Outra dica importante é quanto ao local onde serão guardados a documentação do condomínio.
Se ainda não houver um local no próprio condomínio, cabe ao síndico, reservar um local seguro e fechado, o qual somente ele tenha acesso.
O melhor é escolher um local protegido, de preferência um local alto para proteção contra enchentes e longe de fontes de calor ou fogo.
Não é recomendável que ele leve esses documentos para sua casa e nem que sejam colocados na pasta que será analisada pelo Conselho.
Os originais devem ficar seguros.
E as cópias, estas sim, podem sofrer eventuais extravios ou rasuras.
Documentos do condomínio a serem guardados
Pode parecer pouco, mas na prática são muitos documentos a serem guardados para provas e eventuais consultas. Vamos a eles:
- Regulamento Interno;
- Inscrição do condomínio na Receita Federal (CNPJ);
- Convenção do Condomínio;
- Relatórios de receitas e despesas referentes aos últimos cinco anos;
- Apólice de seguro contra fogo e outros sinistros;
- Livro de registro de atas e condôminos presentes nas assembleias;
- Cadastro de moradores e prestadores de serviços;
- Plantas hidráulicas, elétricas e de implantação do condomínio;
- Apuração e devida aprovação das contas da administração anterior;
- Contratos de manutenção e de serviços terceirizados (administradora, elevadores, bombas, portaria, limpeza, etc);
- Recibos de contas de consumo (água, eletricidade, internet, etc);
- Relatórios de Inspeção anual (RIA) emitido pelas empresas que fazem a conservação de equipamentos como elevadores;
- AVCB – Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros, que são emitidos periodicamente;
- Documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício, como alvará de aprovação e execução de edificação, alvará de instalação e funcionamento dos elevadores;
- Certificados de limpeza de caixas d’água e de dedetização, que devem ser feitos a cada seis meses;
- Notas Fiscais de serviços e aquisição de materiais.
Pela Lei Trabalhista, os funcionários que, porventura, forem demitidos têm até dois anos para entrar com um processo trabalhista contra o condomínio.
Sua reclamação é válida pelos últimos cinco anos.
Portanto, é aconselhável guardar esses documentos por esse período (em todo caso, consulte o advogado do condomínio para ver qual a sua indicação).
Já os documentos fiscais como FGTS e INSS devem ser preservados por trinta anos (ou conforme a orientação do seu contabilista).
Para uma melhor organização é fundamental criar uma regra para arquivar todos esses documentos e segui-la à risca. Parece meio complicado mas, na realidade, não é.
Como organizar os documentos do condomínio?
Nomeie detalhadamente pastas (físicas e digitais) e arquive os documentos assim que os receber, não deixe para depois.
Dê nomes de fácil reconhecimento e enumere por datas cronologicamente.
A organização é primordial na hora de guardar documentos do condomínio. Além de facilitar o manuseio, estará sempre tudo a mão para possíveis consultas dos condôminos e do Conselho Fiscal.
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