A transparência na gestão de um condomínio é algo muito importante e valorizado. Esse modelo de administração estimula a maior participação dos condôminos nas tomadas de decisões e a manutenção de suas taxas condominiais em dia, pois as melhorias podem ser vistas facilmente pelas dependências condominiais. Por isso, mais do que administrar com seriedade e para o bem de todos os moradores, o gestor deve ter a Prestação de Contas como uma ferramenta de comprovação de todo o trabalho executado em prol do condomínio.
Segundo o Código Civil, a Prestação de Contas deve ser feita anualmente e quando exigida, em assembleia. Na maior parte dos condomínios é comum que essa assembleia aconteça no início do ano. A apresentação dessas informações deve acontecer de maneira clara para os condôminos. É interessante distribuir para os participantes da assembleia, por impresso, os detalhes que serão discutidos durante a reunião para prestação de contas. Gráficos, ilustrações e comparações também ajudam no entendimento dos dados mostrados.
Dividir a apresentação por itens como água, luz, funcionários, manutenções, seguros, obras e impostos, por exemplo, também facilita a compreensão dos moradores. Nesse momento, é necessário ainda comunicar que as pastas relativas à Prestação de Contas estarão disponíveis na administração de condomínio para qualquer dúvida.
Documentos para a Prestação de Contas
Para fazer e apresentar a Prestação de Contas do condomínio, o síndico precisa de alguns documentos importantes para justificar as movimentações financeiras de sua gestão. Confira quais são:
- Relatório do Orçamento: O orçamento de gastos e receitas decidido no início da gestão deve ser analisado e comparado com o que foi feito e o que foi gasto a mais e a menos.
- Balanço: Pode ser dividido em três contas: Pessoal: que inclui salários, férias, cesta básica e outros; Fixas: água, luz, taxas; e Variáveis: limpeza da caixa d’água, recarga de extintores, entre outros.
- Inadimplência: Divulgar as métricas sobre o assunto, como o percentual, quantidade de cotas, valor por unidade e ações tomadas para redução do índice.
- Relatório de Receitas: Se divide basicamente em duas: condôminos adimplentes e inadimplentes. Atenção! O gestor não pode esquecer das pastas e da documentação original comprobatória de despesas e receita.
- Relatório de Despesas: A divisão por item traz clareza para a Prestação de Contas. É recomendável já informar despesas de emergência, para que, assim que aprovada a prestação de contas, já se possa agilizar o orçamento da próxima gestão.
Por erros de digitação ou em algum lançamento, por exemplo, a Prestação de Contas pode ser reprovada. Uma alternativa nesse caso é auditar as contas. Também é possível verificar os itens que ficaram pendentes e solicitar um prazo para dar as explicações necessárias. Uma nova assembleia deve ser convocada. Se houve um erro, é importante consertá-lo.
Depois disso, se ainda houver divergências, é possível solicitar esclarecimentos ao Conselho Fiscal, via assembleia e, em casos extremos, exigir uma prestação de contas por meios judiciais.
Imagem: Freepik
Fonte: Redação Prednews
