Arquivar documentos resguarda condomínio de futuros problemas

Se documento é coisa séria, guardá-lo adequadamente é ainda mais. Em um condomínio, a função de arquivar corretamente a documentação condominial é do síndico, ainda que esteja sob responsabilidade da administradora. Ele deve ter um cuidado muito especial nesse quesito, pois um esquecimento ou erro pode acarretar em prejuízos graves como multas e até processos, aplicados tanto para o condomínio, quanto para o próprio síndico.

Apesar de ser o síndico o responsável pela guarda dos documentos, eles não devem ser mantidos na sua residência, e sim tecnicamente arquivados em um local de acesso restrito do condomínio. Os condôminos devem ter acesso livre a essa documentação, independente dela estar em poder do síndico, da administradora ou do contador.

A gestão de documentos é uma ação organizacional que resguarda o condomínio de problemas técnicos, legais, administrativos e operacionais, isso porque eles são provas documentais para várias finalidades, como ações judiciais. Assim, é necessário que haja conhecimento sobre quantos e quais documentos devem ser emitidos e recebidos pelo condomínio, de quais fontes públicas e privadas eles provém, além de suas validades.

Veja uma lista de alguns dos documentos que fazem parte de uma administração condominial e seus prazos de arquivamento:

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Fonte: Redação Prednews