Saber se comunicar é fundamental para toda gestão condominial. Uma boa comunicação, sem ruídos, com moradores, funcionários e fornecedores permite ao síndico um controle eficiente de todas as demandas estruturais e sociais do condomínio. Aprimorar essa comunicação deve, portanto, ser uma das prioridades na gestão de um síndico. Para isso, o PredNews traz 4 ferramentas que podem ser utilizadas para fortalecer o campo comunicacional no condomínio:
Comunicados impressos
Uma das formas mais tradicionais de se comunicar com a comunidade condominial são os comunicados impressos. Eles podem ser fixados em quadros de avisos localizados nas áreas comuns e de grande circulação do condomínio. Dicas, orientações e recados podem ser divulgados dessa maneira.
Comunicados urgentes, que exigem posicionamento dos condôminos, funcionam melhor quando colocados nos elevadores do prédio. Essa é uma maneira de atingir um número bem expressivo de pessoas. Dedetização e interrupção no fornecimento de água do condomínio são exemplos de assuntos que podem ser divulgados nos elevadores. Já decisões do condomínio, prestação de contas e advertências devem ser informadas por meio de carta aos moradores. Vale lembrar que, nesse caso, as cartas devem ser registradas.
Whats App
Antes de fazer uso dessa ferramenta, é importante entender que, sem organização não é possível estabelecer uma comunicação eficaz e as mensagens trocadas por esta plataforma podem adquirir conotações diferentes das desejadas. Liderança é essencial nesse quesito. No caso do assunto fugir do tema principal do grupo, que são os interesses do condomínio, é papel do síndico intervir para retornar ao foco da ferramenta.
Mudanças de regras, problemas nas áreas comuns, obras e avisos gerais são alguns dos temas que podem ser pontuados no aplicativo, porém é importante lembrar que esse é apenas um complemento na comunicação entre o síndico e os moradores, mas não a via formal de emitir as informações do condomínio.
Livro de ocorrências
O Livro de ocorrências é um sistema muito comum em condomínios. Trata-se de um local para registro de eventuais reclamações (barulho, sujeira, desorganização, etc.) ou sugestões de melhoria e é por meio dessa ferramenta que o síndico pode adotar as providências cabíveis, de acordo com cada situação. Ele serve como um canal de comunicação com o síndico ou com a administradora e, geralmente, fica disponível na portaria do condomínio, podendo ser usado pelo morador, funcionário ou empregado do condomínio.
Assembleias e reuniões
A realização de reuniões frequentes entre gestão e moradores pode alinhar ideias, sugestões, críticas e resultar em soluções para pequenos problemas do condomínio. Para isso, esses encontros devem ser bem organizados, com curta duração, pautas previamente definidas e foco nas discussões realmente relevantes.
As assembleias, por sua vez, possuem caráter administrativo e servem para prestação de contas, avaliação e aprovação de reformas, discutir orçamentos, realizar alterações no Regulamento Interno e Convenção do condomínio, entre outras pautas.
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Fonte: Redação Prednews
